Automatizziamo quello che si ripete. Semplifichiamo quello che si accumula.
Due famiglie di servizi. La prima toglie alla segreteria le operazioni che fa cento volte al mese. La seconda riduce a un interlocutore quello che oggi sono sei fornitori, sei contratti, sei scadenze.
Gestione dello studio
Le operazioni che oggi fa la segreteria a mano passano a un sistema che le fa da solo. Sono gli stessi strumenti con cui PRIME gestisce 495 condomini: non una versione ridotta.
Postalizzazione e convocazioni
Raccomandate, convocazioni d'assemblea e comunicazioni ai condomini partono dal sistema. Le ricevute si archiviano da sole, stabile per stabile.
Incassi SEPA e solleciti
Le quote si incassano con addebito diretto, si riconciliano da sole, e chi non paga riceve il sollecito senza che nessuno se ne ricordi.
Gestione documentale e scadenzari
Un archivio per stabile con ogni certificato, verbale e contratto, e la sua scadenza. Quello che oggi vive in un foglio di calcolo che nessuno aggiorna.
Automazione delle procedure
Le procedure ripetitive dello studio, dal passaggio di consegne al rinnovo delle nomine, scritte una volta e fatte eseguire al sistema.
Intelligenza artificiale
Un assistente che lavora per la segreteria, non al posto suo: legge, smista, prepara. La persona rivede e invia. Si parte da un'attività sola e si allarga quando funziona.
Risposte ai condomini
Le richieste che arrivano per mail e messaggio vengono lette, classificate e risposte in bozza, con i dati dello stabile già dentro.
Trascrizione delle assemblee
L'assemblea viene registrata e trascritta; il verbale esce in bozza con l'ordine del giorno, le delibere e le votazioni.
Lettura dei documenti
Certificati, verbali dei fornitori, fatture e preventivi vengono letti, classificati e agganciati allo stabile e alla scadenza giusta.
Smistamento della posta
La casella dello studio viene letta e smistata: cosa è urgente, cosa è una fattura, cosa è una richiesta, cosa può aspettare.
Contratto UNICO
Tutte le verifiche obbligatorie di tutti gli stabili in un contratto solo: un referente, una scadenza, meno della somma delle singole verifiche. E prima di firmare guardiamo cosa paghi già a chi.
Cosa comprende
Ascensori, messa a terra ed elettrico, cancelli automatici, acque e legionella, amianto e radon, privacy, sicurezza sul lavoro, antincendio, Registro Anagrafe Sicurezza.
Come si costruisce
Si parte dalla Mappa dello Studio compilata su tre stabili. Le righe rosse dicono cosa manca; la Mappa completa, riempita, è il preventivo UNICO.
Contabilità e recupero crediti
Quello che non si può automatizzare si affida a chi lo fa ogni giorno. Bilanci pronti quando serve l'assemblea, quote arretrate che smettono di essere un capitolo aperto.
Contabilità condominiale
Registrazioni, riparti, bilanci consuntivi e preventivi per ogni stabile, tenuti in modo che l'assemblea si possa convocare quando decidi tu.
Recupero crediti
Solleciti, messe in mora e fascicolo pronto per il decreto ingiuntivo, con la documentazione già ordinata per il legale.
Luce e gas
Le forniture delle parti comuni confrontate e rinegoziate, con un interlocutore solo anche per i fornitori di energia.
Assicurazioni
Le polizze del fabbricato lette, confrontate e rinegoziate: coperture che servono, senza doppioni.
Le verifiche, una per una
Dentro il contratto UNICO, o anche da sole. Ogni verifica produce un verbale che resta a te e una scadenza che entra nella Mappa.
Ascensori
Verifica periodica e straordinaria degli impianti di sollevamento, in coordinamento con il manutentore.
Messa a terra ed elettrico
Verifica dell'impianto di terra e di protezione dalle scariche atmosferiche; dichiarazione di rispondenza quando manca la conformità.
Cancelli automatici
Verifica e adeguamento di cancelli e porte motorizzate: forze d'impatto, sicurezze, marcatura.
Acque potabili e legionella
Campionamento in loco e analisi in laboratorio accreditato: acqua ai punti d'uso, impianto idrico centralizzato.
Amianto e radon
Censimento dei materiali con amianto e stato di conservazione; misura annuale del radon nei locali interrati.
Privacy, sicurezza, antincendio
Fascicolo privacy per studio e condomini, DVR e nomine per i condomini con dipendenti, pratiche CPI e rinnovi.
Un'ora in studio. Esci sapendo cosa automatizzare per primo.
Lascia i tuoi recapiti: ti richiamiamo per fissare il check-up, gratis, con la Mappa di tre tuoi stabili.