Quando uno stabile passa da un collega a te, il Registro Anagrafe Sicurezza è la cosa che meno viene consegnata e più ti verrà chiesta. Non perché nessuno voglia darla: perché spesso non esiste in una forma che si possa consegnare — sta in una cartella, in un gestionale altrui, e in parte nella testa di chi se ne va.
Da quando è tuo, è tuo tutto
Il nuovo amministratore non eredita solo la gestione: eredita anche la posizione di chi deve sapere in che condizioni sono le parti comuni. Se sei entrato a gennaio e a marzo succede qualcosa, non è una difesa dire che il documento non te l'hanno dato. È un problema fra te e il collega uscente, non fra te e chi ti chiede conto.
Per questo il momento del subentro non è burocrazia: è l'unica finestra in cui puoi pretendere documenti da qualcuno che ha l'obbligo di dartene, e in cui hai una ragione legittima per andare a vedere gli impianti con calma.
Cosa chiedere, per iscritto, al collega che esce
- l'elenco degli impianti presenti nello stabile, non l'elenco dei fornitori: sono due cose diverse e la seconda è sempre più corta;
- le dichiarazioni di conformità (D.M. 37/08) degli impianti comuni;
- i verbali delle ultime verifiche — ascensori, messa a terra, cancelli, antincendio — con le date, che sono la parte che conta;
- i referti delle analisi dell'acqua e della legionella;
- i contratti di manutenzione in corso, con scadenza e disdetta;
- i verbali di assemblea in cui sono state deliberate prescrizioni non ancora eseguite: quelle diventano tue il giorno del subentro.
Cosa fare con quello che non arriva
Arriverà meno di quello che hai chiesto. È normale, e non è il momento di litigare: è il momento di mettere per iscritto cosa manca. Una lettera che elenca i documenti non consegnati, mandata al collega e portata a conoscenza del condominio, fa tre cose in una: sollecita, documenta la tua diligenza, e dice all'assemblea che quei documenti andranno ricostruiti — con un costo.
L'errore comune è il contrario: ricostruire in silenzio, senza dirlo a nessuno, per non sembrare quello che crea problemi appena arrivato. Così il lavoro lo paghi tu e il condominio non sa nemmeno che sia stato fatto.
Il registro che nasce dal subentro, non dal fornitore
La tentazione, con uno stabile nuovo, è partire dall'elenco dei fornitori del collega e chiamarli uno per uno. Funziona male per un motivo semplice: quell'elenco descrive chi veniva pagato, non cosa esiste nell'edificio. Gli impianti senza contratto — quelli dimenticati, quelli mai censiti, quelli installati da un'impresa che non c'è più — non compaiono da nessuna parte, ed è esattamente lì che si annidano le sorprese.
Il censimento parte dal sopralluogo: si guarda cosa c'è, e per ogni impianto ci si chiede quale verifica è dovuta, quando è stata fatta l'ultima volta e dove sta il verbale. Le righe che restano vuote sono la lista delle cose da fare, in ordine di urgenza, da portare alla prima assemblea utile.
Quando gli stabili diventano tanti
Con due o tre subentri l'anno si tiene tutto a mente. Con dieci no, e il problema non è la memoria: è che le cose che mancano non suonano. Un'agenda ti avvisa delle scadenze che le hai dato; nessuna agenda ti dirà che di quello stabile preso a maggio non hai mai ricevuto il verbale dell'ascensore.
Se stai per prenderne uno, o ne hai preso uno da poco, il check-up dello studio è il modo più rapido per vedere come si presenta: un'ora, tre stabili a tua scelta — meglio i più recenti — e ti resta la Mappa di quei tre, con le righe rosse dove manca qualcosa. Gratis, e resta tua anche se poi decidi di fare da solo.